Melden van klachten en integriteitschendingen

Mocht u een klacht hebben over onze organisatie of het vermoeden hebben van een misstand of schending van integriteit door een van onze medewerkers of vrijwilligers dan zijn er twee routes die u kunt volgen:

1. De klachtenprocedure
2. Meldpunt Integriteitsschendingen

Er is sprake van een klacht

Als u een klacht heeft over één van onze natuurgebieden of monumenten of over onze werkwijze, dan kunt u formeel een klacht indienen. Hoe dat gaat leest u in onze klachtenprocedure.

Er is sprake van schending van integriteit

Van een schending van integriteit is sprake als een medewerker of vrijwilliger (incidenteel of structureel) in strijd met de gedragscode van onze organisatie handelt of op andere wijze de normen en waarden niet naleeft. Dit betreft zowel misstanden al ongewenste omgangsvormen.
Als u een vermoeden heeft van een misstand of onregelmatigheid, kunt u een melding doen bij ons extern meldpunt integriteitsschendingen. Het gaat dan om zaken als machtsmisbruik, fraude, diefstal of andere ongewenste omgangsvormen door één van de medewerkers of vrijwilligers van Het Groninger Landschap. Uw melding wordt vertrouwelijk behandeld en de afwikkeling vindt plaats in overleg met de melder.

Algemeen

Voor algemene vragen met betrekking tot Het Groninger Landschap kunt u contact opnemen met het algemene telefoonnummer 050-3135901 of via info@groningerlandschap.nl.

Klachtenprocedure

Het Groninger Landschap beheert ruim 8300 ha natuur en tientallen monumenten met de inzet van ca. 40 medewerkers en 450 vrijwilligers. Wij nemen deze taak uiterst serieus en werken voortdurend aan de kwaliteit van onze natuurgebieden en erfgoed, recreatieve voorzieningen en onze dienstverlening. Het kan zijn dat u over onze werkwijze of over andere zaken een klacht heeft. Wij willen dit graag weten, zodat we samen met u naar een oplossing kunnen zoeken.

Aandacht voor uw klacht

Iedere klacht die bij ons binnenkomt wordt geregistreerd en via een vaststaande procedure afgehandeld. Zijn er veel vragen of klachten over een bepaald onderwerp dan zullen wij passende actie ondernemen. Indien nodig zullen wij onze procedures of activiteiten aanpassen.

Hoe dient u een klacht in?

U kunt op verschillende manieren een klacht indienen:

• Via het contactformulier (dit geniet onze voorkeur, u kunt dit direct online invullen).
• Per e-mail aan info@groningerlandschap.nl
• Telefonisch via ons algemene nummer: 050-3135901 (tijdens kantooruren)
• per post:

Het Groninger Landschap
t.a.v. Publiek en Relatie
Postbus 199
9750 AD Haren

Welke gegevens hebben wij nodig?

• Uw naam en contactgegevens;
• Waarover u een klacht indient;
• Indien van toepassing: waar en wanneer de klacht is ontstaan (plaats, gebied, o.i.d.);
• Eventuele bijlage.

Klacht over een BOA

Indien uw klacht betrekking heeft op één van onze BOA’s (toezichthouders) vermeldt u ‘klacht BOA’. Deze klachten worden apart geregistreerd met het oog op een landelijke registratie door Justis, onderdeel van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.

Wat gebeurt er met uw klacht?

Wij registreren uw klacht en u ontvangt een ontvangstbevestiging met daarin informatie over de verdere behandeling. Het hoofd Publiek en Relatie behandelt de klacht en informeert zo nodig de betreffende collega’s.

Vragen die binnenkomen via het contactformulier, e-mail of per brief beantwoorden wij bij voorkeur binnen 5 werkdagen, maar in ieder geval binnen 14 dagen na binnenkomst. Wij proberen telefonische vragen direct te beantwoorden. Uiteraard behandelen we uw klacht vertrouwelijk.
Bent u niet tevreden zijn over de wijze waarop Het Groninger Landschap uw klacht heeft behandeld, dan kunt u deze alsnog neerleggen bij de directeur-bestuurder.

Meldpunt Integriteitsschending

Integriteit

Het Groninger Landschap vindt het van groot belang om als organisatie integer te werken. We willen onze personeelsleden en vrijwilligers een veilige en positieve werkomgeving bieden. Uiteraard willen we ook in alle contacten met de ‘buitenwereld’ als organisatie integer werken.
Het Groninger Landschap heeft integriteitsbeleid vastgesteld langs vier lijnen:

1. Gedragscode voor personeelsleden en vrijwilligers
2. Integriteitsverklaring voor bestuurders en toezichthouders
3. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor alle medewerkers en vrijwilligers
4. Borging via interne vertrouwenscontactpersonen, externe vertrouwenspersoon en extern meldpunt voor schendingen van integriteit.

Waarom een meldpunt voor integriteitsschendingen?

Het Groninger Landschap is er op gericht misstanden en schendingen zoveel mogelijk te voorkomen. Tegelijkertijd wordt serieus omgegaan met vermoedens van misstanden en schendingen in het geval deze zich voordoen. Het meldpunt biedt de mogelijkheid om vermoedens van misstanden en schendingen van integriteit door medewerkers of vrijwilligers van Het Groninger Landschap veilig en vertrouwelijk te melden. Gekozen is voor een extern meldpunt bij een onafhankelijke partij die deze rol ook bij andere organisaties vervult. Hiermee is een zorgvuldige en objectieve afhandeling van een melding geborgd.

Waar is het meldpunt voor bedoeld?

Het meldpunt is bedoeld voor vermoedens van misstanden op het vlak van:

• machtsmisbruik: corruptie, chantage, belangenverstrengeling, lekken van vertrouwelijke informatie, verwijtbare nalatigheid;
• financiën: fraude, diefstal, misbruik van ter beschikking gestelde goederen of diensten, verwijtbare verspilling;
• gedrag: discriminatie, intimidatie, pesten, ongewenste intimiteit, geweld, vernedering, seksuele intimidatie, seksueel geweld;

Schending van integriteit door een BOA

Bij het externe meldpunt kunnen ook meldingen worden gedaan die betrekking hebben op één van de BOA’s (toezichthouders) van Het Groninger Landschap. Deze meldingen worden apart geregistreerd met het oog op een landelijke registratie door Justis, onderdeel van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.

Voor wie is het meldpunt Integriteitsschending bedoeld?

Het meldpunt is in eerste instantie bedoeld voor personen van buiten de organisatie Medewerkers en vrijwilligers kunnen zich ook wenden tot het meldpunt indien zij worden geconfronteerd met vermoedens van misstanden en schendingen. De primaire rol van het meldpunt ligt in de opvang en begeleiding van medewerkers, vrijwilligers en bezoekers die een (vermoeden van een) misstand of onregelmatigheid ervaren.

Hoe werkt het meldpunt Integriteitsschending?

Een melding bij het externe meldpunt Integriteitsschending kan gedaan worden schriftelijk, per e-mail of telefonisch. De vertrouwenspersoon integriteit beoordeelt de melding en zal strikt vertrouwelijk met de melding omgaan. De melder wordt betrokken bij het vervolgproces na het eerste contact met het externe meldpunt. Dat gaat zowel over de wijze waarop contact wordt gelegd met de organisatie van Het Groninger Landschap als met eventuele externe instanties.

Meldingsproces

Nadat het externe meldpunt een melding heeft gekregen van (een vermoeden van) schending van integriteit, verloopt het proces als volgt:

1. Medewerkers, vrijwilligers en bezoekers die misstanden ervaren kunnen de vertrouwenspersoon integriteit van het meldpunt op vertrouwelijke basis benaderen voor een luisterend oor, advies en bijstand. Belangrijk uitgangspunt is dat de melder ten alle tijden wordt betrokken bij het vervolgproces na het eerste contact.
2. Het meldpunt gaat in overleg met de melder na of er daadwerkelijk een melding van schending van integriteit gedaan moet worden en of de melding behandeld moet worden door het externe meldpunt. Het meldpunt kan eventueel doorverwijzen naar de klachtenprocedure of naar een andere instantie (bijvoorbeeld politie). Het meldpunt adviseert de melder hierover en bespreekt wat mogelijke consequenties zijn.
3. Het indienen van een melding of het melden van een (vermeende) schending kan, naast een schriftelijke indiening, in eerste instantie ook mondeling plaatsvinden. Het indienen van een officiële melding gebeurt echter uiteindelijk altijd schriftelijk of per e-mail.
4. Een schriftelijke melding wordt door de melder ondertekend en bevat ten minste:
   a. de naam en de functie van de melder;
   b. de datum van de melding;
   c. een omschrijving van de (vermeende) schending, onder vermelding van waar en wanneer het incident zich heeft afgespeeld dan wel een omschrijving van de (vermeende) schending en de mogelijke schenders.
5. Het meldpunt bevestigt de melding en stelt de organisatie op de hoogte van het in behandeling nemen van een melding, waarbij de persoonsgegevens van de melder niet worden gedeeld. Deze mededeling wordt gedaan aan de directeur-bestuurder. Indien deze zelf onderwerp is van een vermoeden van een misstand, wordt de mededeling gedaan aan de voorzitter van de Raad van Toezicht (RvT). De directeur-bestuurder wordt vervolgens door de voorzitter van de RvT op de hoogte gebracht van de melding.
6. In het geval van een officiële schriftelijke melding stelt de onafhankelijke partij achter het externe meldpunt vervolgens een onderzoek in en betrekt daar zo nodig externe deskundigheid bij.
7. De melder ontvangt, gedurende het onderzoek, algemene informatie over de voortgang van het onderzoek (en de uitkomst) tenzij de melder daar geen prijs op stelt of dit nadelig is voor de melder of voor het onderzoek, of tenzij er andere gegronde redenen zijn om de melder niet te informeren. Als er andere gronden zijn om de melder niet te informeren, wordt de melder schriftelijk geïnformeerd.
8. De onafhankelijke partij achter het externe meldpunt bespreekt de uitkomsten van het onderzoek met de directeur-bestuurder. De directeur-bestuurder bepaalt de vervolgstappen en legt deze voor aan de voorzitter van de RvT. Indien de melding is gedaan aan de voorzitter van de RvT, worden de uitkomsten van het onderzoek besproken binnen de RvT. De voorzitter van de RvT informeert de directeur-bestuurder over de uitkomsten en de vervolgstappen.
9. Degene die het vermoeden van een schending meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van een schending is gemeld, behandelen de melding altijd vertrouwelijk.

Publicatie in het jaarverslag

Met ingang van het jaarverslag 2022 worden de volgende zaken vermeld in relatie tot integriteit:

• Aantal meldingen/schendingen
• Aard van meldingen/schendingen
• De afhandeling van meldingen/schendingen
• Reflectie op eigen integriteitsbeleid.

Meldpunt Integriteitsschending

Via het externe meldpunt Integriteitsschendingen komt je terecht bij een deskundig en gecertificeerd vertrouwenspersoon voor ongewenste omgangsvormen en integriteit, te weten Henriette Kruger.
Zij is namens Het Groninger Landschap de persoon die de meldingen in ontvangst neemt.
U kunt haar bereiken via telefoon 06- 463 74 545 of email h.kruger@vanwaarde.nu.